Личная карточка учета выдачи СИЗ: бланк и образец заполнения

Личная карточка учета выдачи СИЗ — документ, в котором фиксируют данные о работнике, полученных им средствах индивидуальной защиты и сроках их эксплуатации. Рекомендуемый образец личной карточки приведен в приложении № 2 к Правилам обеспечения работников СИЗ, утвержденным приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, однако работодатель вправе утвердить собственный бланк в локальном нормативном акте. Карточку заводят на каждого сотрудника, которому положены СИЗ по действующим нормам выдачи (Единым типовым нормам, утвержденным приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н, и/или нормам работодателя), а также при работе во вредных и (или) опасных условиях труда.

Без такого учета работодателю сложно доказать проверяющим факт обеспечения работников защитными средствами. А без подписи сотрудника в карточке нельзя подтвердить, что он вообще получил спецодежду, каску или респиратор.

Зачем работодателю вести карточку учета СИЗ

Карточка подтверждает, что работник получил положенные ему средства защиты в соответствии с нормами работодателя и типовыми нормами выдачи СИЗ, и фиксирует срок их использования. Это основной документ, который одновременно показывает историю выдачи СИЗ конкретному работнику и служит основанием для проверки соблюдения норм обеспечения спецодеждой и другими средствами защиты.

Обязанность обеспечивать сотрудников СИЗ закреплена в ст. 221 ТК РФ. Работодатель делает это бесплатно — если работа связана с вредными и (или) опасными условиями, загрязнениями, особыми температурами, а также если должность прямо указана в Единых типовых нормах выдачи СИЗ, утвержденных приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н. К средствам защиты относятся не только каски и перчатки. Наушники и беруши выдают на шумных производствах, антибактериальные гели — при контакте с животными, респираторы с фильтрацией — при работе с парами и газами.

Государственные инспекторы труда при проверке запрашивают именно личные карточки — по ним видно, кто, что и когда получил.

Кто обязан вести личные карточки СИЗ

Карточки ведут все работодатели, кроме субъектов малого предпринимательства (СМП) — для них сделано исключение согласно п. 77 Правил, утвержденных приказом № 766н. При этом СМП обязаны обеспечивать работников СИЗ на общих основаниях, а учет выдачи могут организовать в упрощенном порядке или по формам, утвержденным локальными актами. Остальные организации и индивидуальные предприниматели заводят личную карточку учета выдачи СИЗ на каждого сотрудника, которому положены средства защиты по нормам выдачи.

Ответственность за организацию учета обычно возлагается на руководителей структурных подразделений и (или) других уполномоченных работников (п. 79 Правил). В их обязанности входит оценка потребности в защитных средствах, их выдача, контроль соблюдения норм и передача сведений руководству предприятия.

Какими документами регулируется учет СИЗ

Приложения к приказу № 766н содержат рекомендуемые формы ключевых документов: личной карточки учета выдачи СИЗ (приложение № 2), карточки учета выдачи дежурных СИЗ (приложение № 3), а также другие формы, связанные с обеспечением работников средствами защиты. Именно эти образцы используют большинство организаций и предпринимателей — разрабатывать собственный бланк с нуля необязательно, достаточно адаптировать рекомендуемую форму под специфику предприятия.

Из чего состоит личная карточка СИЗ

Карточка состоит из двух сторон, и каждая отвечает за свою часть информации.

Лицевая сторона содержит ФИО работника, табельный номер, структурное подразделение, профессию (должность), пол, рост и размеры — одежды, обуви, головного убора, перчаток, СИЗ органов дыхания и других средств защиты. Здесь же указывают реквизиты документа, устанавливающего нормы выдачи СИЗ (типовые или нормы работодателя), и перечень СИЗ, положенных работнику по этим нормам. Рядом с этими данными ответственное лицо ставит подпись с расшифровкой.

Оборотная сторона — это таблица учета фактической выдачи. В ней указывают наименование каждого защитного средства, модель, марку, артикул, класс защиты, количество, дату выдачи, отметку «лично» или «дозатор» для дерматологических СИЗ, даты возврата и списания, а также реквизиты акта списания. Работник расписывается в каждой строке напротив полученного СИЗ.

Такое разделение неслучайно: лицевая часть остается практически неизменной весь период работы сотрудника, а оборотная пополняется новыми записями при каждой выдаче, возврате или списании СИЗ.

Как заполнить личную карточку учета выдачи СИЗ

Процесс укладывается в несколько последовательных действий.

1. Заполните лицевую сторону: внесите личные данные работника (ФИО, табельный номер, структурное подразделение, профессию (должность), пол, рост, размеры одежды, обуви, головного убора и других СИЗ).
2. Укажите документ, устанавливающий нормы выдачи СИЗ (типовые нормы, отраслевые нормы или локальный акт работодателя), пункт Норм и перечень СИЗ, положенных по должности, с указанием количества на период и нормативного срока эксплуатации.
3. При каждой фактической выдаче заполните строку оборотной стороны: наименование СИЗ, модель, марку, артикул, класс защиты, дату выдачи, количество, а для дерматологических СИЗ — пометку «лично» или «дозатор».
4. Получите подпись работника напротив выданного средства защиты в соответствующей графе оборотной стороны.
5. При возврате, замене или списании СИЗ внесите дату и количество возвращенных или списанных средств, реквизиты акта списания (номер и дату), а также при необходимости отметьте основание — износ, утеря, окончание срока эксплуатации.

Если работника оснащают СИЗ в связи с совмещением должностей, это тоже отражают в карточке отдельной отметкой. Арендованные средства защиты помечают как таковые, а на саму спецодежду наносят маркировку с данными сотрудника.

В карточке нельзя фиксировать выдачу обычной, не защитной одежды — только сертифицированные СИЗ.

Образец заполнения карточки выдачи СИЗ

Готовый образец удобен тем, что показывает логику заполнения на конкретном примере: как расположены графы, в каком порядке вносятся даты, где ставится подпись работника, а где — ответственного лица. Ориентируясь на образец, проще не пропустить обязательные реквизиты и избежать пустых строк, которые при проверке трактуются не в пользу работодателя.

Бланк и заполненный образец можно скачать в файлах, приложенных к этой статье.

Чем карточка дежурных СИЗ отличается от личной

Если средства защиты используются не постоянно, а при периодическом выполнении работ — например, во время контрольно-надзорных мероприятий, при разовых работах повышенной опасности — заводят отдельный документ. Это карточка учета выдачи дежурных СИЗ, рекомендуемая форма которой приведена в приложении № 3 к Правилам, утвержденным приказом № 766н.

Разница в самом принципе учета: личная карточка закрепляет СИЗ за конкретным работником на весь срок эксплуатации, а карточка дежурных средств фиксирует выдачу СИЗ на определенном рабочем месте, определенным работникам и на ограниченное время.

Можно ли вести карточки СИЗ в электронной форме

Да, Правила № 766н допускают ведение личных карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме. В электронной карточке указывают номер и дату документа бухгалтерского учета, в котором отражен факт получения работником СИЗ и стоит его подпись, либо используют усиленную квалифицированную электронную подпись самого работника непосредственно на карточке.

Распечатывать электронные карточки и хранить их дополнительно на бумаге не требуется — это прямо предусмотрено Правилами. Если данные хранятся в электронной базе, важно настроить регулярное резервное копирование: при техническом сбое записи о выдаче СИЗ должны быстро восстанавливаться, а доступ к системе нужно ограничить кругом ответственных лиц.

Сроки хранения личных карточек учета выдачи СИЗ

Сроки хранения управленческих документов определены разделом 7.3 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

На практике организации и предприниматели ориентируются на трехлетний срок — именно он установлен для документов об обеспечении работников СИЗ, к которым относятся и личные карточки учета выдачи СИЗ.

Что грозит за отсутствие личной карточки учета выдачи СИЗ

Прямой формулировки «нарушение обязанности по ведению личной карточки учета выдачи СИЗ» в КоАП нет. Но отсутствие карточки контролирующие органы вправе расценить как нарушение требований охраны труда и трудового законодательства по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

За несоблюдение трудовых норм организация может получить штраф до 50 тыс. рублей. Отдельное нарушение — необеспечение работников СИЗ: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей штраф составляет 20–30 тыс. рублей, для юридических лиц — 130–150 тыс. рублей.